Zoekt u een ambtelijk secretaris die bij u komt werken in loondienst? Of bent u op zoek naar een freelance ambtelijk secretaris? Wij kunnen u helpen met beide. De keuze is aan u. Hier vindt u meer informatie over hoe wij werken en over de functie van de ambtelijk secretaris. En over de mogelijkheden bij het Organisatie & Adviesbureau voor de Medezeggenschap.
Meer dan ambtelijke ondersteuning
Zoals u wellicht weet maakt de ambtelijk secretaris geen deel uit van de OR en is hij of zij ‘slechts’ ondersteunend. Maar in veel gevallen is de ambtelijk secretaris de enige stabiele factor in de OR en veel ondernemingsraden vertrouwen dan ook maar al te graag op hun ambtelijk secretaris. Veel te vaak wordt de nadruk gelegd op de ambtelijke ondersteuning terwijl de OR meer gebaat is bij een secretaris met meer kwaliteiten zoals coaching en die tevens kennis heeft van meer wetten en onderwerpen dan de WOR. OAVM selecteert onder meer op deze voorwaarden. U kunt er dus zeker van zijn wanneer uw OR een Ambtelijk Secretaris bij OAVM inhuurt dat u ook deze kennis in huis haalt.
Wat zijn de voordelen van een ambtelijk secretaris?
- U bent verzekerd van professionele ambtelijk ondersteuning die zowel de OR als ook de bestuurder helpt om de besluitvorming in goede banen te leiden.
- De ambtelijk secretaris is op de hoogte van de wet- en regelgeving en voorkomt onnodige vertraging in de besluitvorming en vaak onnodige hogere kosten van een externe deskundige of trainer. Een WOR-training kan onze AS bijvoorbeeld makkelijk geven tegen het afgesproken uurtarief.
- U huurt jarenlange ervaring in, er is geen casus die de ambtelijk secretaris niet al eens heeft meegemaakt. De ambtelijk secretaris is in staat om de OR en de bestuurder snel en vakkundig van een goed advies te voorzien.
- Inhuren van een ambtelijk secretaris levert structuur en continuïteit op.
- De ambtelijk secretaris zorgt voor ontwikkeling van de OR leden en zorgt voor een constructieve communicatie met de bestuurder. Hij houdt termijnen en afspraken in de gaten.
Tekort
Op dit moment is er een tekort aan ambtelijk secretarissen met een behoorlijke ervaring. Wees kritisch wanneer u een ambtelijk secretaris zoekt. Ambtelijk secretaris is een vak wat je niet meteen beheerst door het doorlopen van een beginnerscursus of het volgen van een vakopleiding. Door de jaren heen doe je als ambtelijk secretaris de nodige ervaring op en kun je aan de hand van casussen vaak de nieuwe OR van dienst zijn. Er zijn nog teveel misverstanden over de functie van ambtelijk secretaris. Een ambtelijk secretaris is meer dan iemand die notulen maakt en agenda’s samenstelt. Ga vooral na wat uw OR precies nodigt heeft en doe vooral geen concessies t.a.v. het functieprofiel van de ambtelijk secretaris! Wij kunnen u helpen bij het opmaken van dat profiel eventueel.
Wanneer inhuren en voor hoe lang?
Inhuur via OAVM kan voor een korte interim periode, bijvoorbeeld als uw ambtelijk secretaris ziek is. Of voor een langere periode. Wij leveren freelance ambtelijk secretarissen en doen dit aan de hand van een overeenkomst conform de eisen van de belastingdienst. Maar we kunnen u ook helpen met het vinden van een ambtelijk secretaris in loondienst.
Onze werkwijze
Allereerst stellen wij samen met u een profiel van de door u gewenste kandidaat ambtelijk secretaris vast. Dat doen wij aan de hand van de informatie die u ons laat toekomen. Aan de hand hiervan plannen wij een persoonlijk intake gesprek met u. Dat kan eventueel telefonisch. Heeft u al een functieprofiel dan is dat uiteraard ook prima. Wij presenteren aan u vervolgens een vacature tekst waarmee wij vervolgens na uw akkoord gaan werven binnen ons netwerk van ambtelijk secretarissen. Naast het functieprofiel ontvangen wij ook graag het vergaderschema van de OR zodat onze kandidaten ook kunnen inschatten of ze op de vergaderdagen van uw OR ook daadwerkelijk beschikbaar zijn. Afhankelijk van de functie, het aantal uren en de locatie plaatsen wij de vacature eerst intern maar mocht dit nodig zijn ook eventueel extern.
Uurtarief
Bij een voorkeur voor een freelance ambtelijk secretaris bespreken wij naast het profiel ook het uurtarief met u op basis waarvan wij een freelance ambtelijk secretaris mogen inhuren. Na een schriftelijke bevestiging van het aantal benodigde uren en het beschikbare uurtarief of budget gaan wij voor u aan de slag.
Goed om te weten
- Bij de inhuur van een freelance ambtelijk secretaris neemt u alleen de uren af die daadwerkelijk door de ambtelijk secretaris zijn gewerkt. Er zijn geen minimum en geen maximum uren. Wij spreken met u als opdrachtgever een contract af op basis van een gemiddeld aantal uren.
- Een freelance ambtelijk secretaris is vaak goedkoper dan de compensatie van taken en uren van OR leden die door de AS kunnen worden gedaan.
- Ons contract is altijd maandelijks opzegbaar. Ook al hebben wij samen een langere termijn afgesproken die ook in ons contract vastgelegd is.
- Indien de ambtelijk secretaris onverhoopt arbeidsongeschikt wordt zorgen wij snel voor een nieuwe kandidaat onder dezelfde voorwaarden.
Wanneer krijgt u van ons een geschikte kandidaat?
Wij proberen binnen 72 uur kandidaten aan te dragen die voldoen aan het opgestelde profiel en die binnen de door u gevraagde termijn beschikbaar zijn. Bij moeilijk in te vullen vacatures kan het langer duren. Dan spreken we samen een langere termijn af. Wij doen de eerste selectie en sturen alleen de brieven en Cv’s aan u door van de kandidaten waarvan wij denken dat ze aan het door u opgestelde profiel voldoen. Eventuele assessments dienen door u zelf te worden georganiseerd.
Plannen gesprek
Aan de hand van de toegestuurde informatie maakt u een selectie met welke kandidaten u een gesprek wil voeren. Indien u een geschikte kandidaat vindt dan volgt er een overeenkomst met OAVM voor deze kandidaat en worden er onder meer afspraken gemaakt wanneer de ambtelijk secretaris bij u kan beginnen. Indien u onverhoopt geen geschikte kandidaat bij ons vindt dan zijn er ook geen kosten aan verbonden.
Toch liever een ambtelijk secretaris in loondienst?
Uiteraard kunnen wij u daarbij ook helpen. Een struikelblok bij het vinden naar een geschikte kandidaat is vaak dat voor de functie van de ambtelijk secretaris voor de ondernemingsraad bij veel organisaties relatief weinig uren beschikbaar zijn. Hierdoor wordt deze functie vaak als onaantrekkelijk ervaren door ambtelijk secretarissen die op zoek zijn naar een leuke uitdagende uitdaging. Maar dat neemt niet weg dat OAVM u graag helpt bij het vinden van een geschikte kandidaat.
De procedure is vrijwel gelijk aan de procedure voor de freelance ambtelijk secretaris met de uitzondering dat wij wel voor de werving en selectie wel een vergoeding vragen.
Heeft u vragen? Mail ons dan via info@oavm.nl of bel ons: 06-23867012.