De ambtelijk secretaris

Waar moet je op letten bij het kiezen of aantrekken van een Ambtelijk Secretaris?

De invulling van een ambtelijk secretariaat kan op veel manieren. Meestal doet de ‘normale’ gekozen secretaris er ‘het’ maar even bij. Gebrek aan ervaring en de beperkte kennis kan de OR echter aardig partte spelen in de uitvoering van hun taken. Het duurt vaak een hele tijd voordat de hele OR ‘op stoom’ is voor hun nieuwe taak, zo vlak na de verkiezingen, als die er geweest zijn tenminste. Echter de WOR zegt dat de OR in zijn reglement een regeling voor het secretariaat moet opnemen (artikel 14, tweede lid, onderdeel e). Echter, de wet schrijft niet voor hoe het secretariaat moet worden vormgegeven. De WOR (artikelen 17 en 22) geeft de OR de mogelijkheid om met de bestuurder overleg te voeren over voorzieningen die de OR nodig heeft om zijn taken goed uit te kunnen voeren. Dus ook met betrekking tot vragen om ambtelijke ondersteuning kan de OR er terecht. Een ambtelijk secretaris is een belangrijke schakel voor een goed functionerend OR- secretariaat en kan tevens een belangrijke bijdrage leveren aan de professionalisering van de OR en de verbetering van de relatie OR en bestuurder.

Een ambtelijk secretaris ondersteunt beroepsmatig de OR-leden op secretarieel en beleidsmatig gebied en desgevraagd ook inhoudelijk, maar is echter geen lid van de OR en heeft dus geen stemrecht.

De functie kan variëren van het uitvoeren van secretariële en administratieve taken (o.a. voorbereiden en verslaglegging vergaderingen, post, archief) tot het uitvoeren van coördinerende en beleidsvoorbereidende werkzaamheden (o.a. organiseren van verkiezingen, scholing, mede opstellen en coördineren van beleidsplan en werkplan OR, bewaken procedures en processen, schrijven van concept-brieven, jaarverslag, PR-werkzaamheden). Een inhoudelijke bijdrage kan zijn het verwerken van de verzamelde informatie voor een te behandelen onderwerp in een compacte en heldere notitie voor de OR en het stellen van kritische vragen aan de OR.

De daadwerkelijke invulling van de functie hangt af van wat de OR en de bestuurder wenselijk achten. Belangrijk is dan ook om voorafgaand aan de aanstelling van een ambtelijk secretaris een duidelijke functiebeschrijving op te stellen.

Nadat de functiebeschrijving is vastgesteld, is het raadzaam om goede werkafspraken te maken tussen OR, bestuurder en ambtelijk secretaris over de rol en positie van de ambtelijk secretaris, zodat er geen misverstanden of verkeerde verwachtingen over en weer kunnen ontstaan. Bijvoorbeeld afspraken over wie is hiërarchisch en functioneel leidinggevende van de ambtelijk secretaris en aan wie is de ambtelijk secretaris verantwoording verschuldigd?

Wat is de taakverdeling tussen voorzitter, gekozen secretaris en ambtelijk secretaris?

Een aantal zaken is in de WOR vastgelegd: de ambtelijk secretaris heeft geheimhoudingsplicht (art. 20), geen stemrecht in vergaderingen en dezelfde rechten en faciliteiten als de OR-leden (resp. art. 21 en 17). Daarnaast is het aan te bevelen om de positie en taak van deze functie ook op te nemen in het OR-reglement.

Voordelen van het aanstellen van een ambtelijk secretaris

Afhankelijk van het niveau van de aangestelde ambtelijk secretaris zijn de voordelen talrijk. Belangrijkste is dat alle OR-leden zich volledig kunnen richten op de inhoudelijke kant van de OR- of Overlegvergadering, omdat de ambtelijk secretaris zorg draagt voor het verslag en de afspraken- en besluitenlijst. Verder kan een ambtelijk secretaris veel voorbereidend werk van de OR-leden uit handen nemen door het verzamelen en verstrekken van de benodigde, achterliggende informatie over een te behandelen onderwerp, zodat de OR zich volledig op de inhoud kan richten en daarmee goed beslagen ten ijs komt in het overleg met de bestuurder.

De bestuurder heeft doorgaans ook voordelen van het hebben een persoon in deze functie. Doordat de OR zich weer ten volle kan richten op de inhoudelijke uitvoering van zijn taken, kan de OR voor de bestuurder als overlegpartner interessanter worden.

De enige ‘professional’ binnen de medezeggenschap

De OR-leden worden gekozen door hun achterban. Geen van de OR-leden heeft normaliter voor het uitoefenen van zijn OR-taak een specifieke opleiding gevolgd. De OR-leden voeren hun OR-werkzaamheden immers uit naast hun eigen functie binnen de organisatie. Naast de factor tijd speelt ook de factor kennis een grote rol bij het welslagen van de inhoudelijke kant van het OR-werk. De ambtelijk secretaris is de enige ‘professional’ binnen de medezeggenschap. Hij/zij heeft naast een MBO+/HBO-opleiding veelal een door de VASMO gecertificeerde leergang gevolgd bij een scholingsinstituut gespecialiseerd in de medezeggenschap of hij/zij heeft door de praktische uitvvoering van deze functie gedurende een aantal jaren zoveel ervaring opgebouwd dat zeker ook hier gesproken kan worden van een professional. De freelance ambtelijk secretaris kan daarmee bijdragen aan het sneller professionaliseren van de OR-leden, naast de cursussen die OR-leden in hun zittingsperiode volgen.

Hoeveel uur is nodig bij aanstelling van een ambtelijk secretaris?

De omvang van de aanstelling van de freelance ambtelijk secretaris houdt verband met de grootte van de OR, vergaderfrequentie, functie-inhoud (alleen administratieve ondersteuning of ook beleidsmatige en inhoudelijke) en wijze van aanstellen.

De laatste jaren is de tendens ontstaan om de aanstelling en het aantal uren van een professionele ambtelijk secretaris ook via de CAO te regelen. Zo is in de CAO voor de gezondheidszorg bepaald dat de OR recht heeft op het aanstellen van een ambtelijk secretaris, te weten 2 uur voor elk OR-lid.

Wijze van aanstellen: dienstverband of freelance?

Tenslotte is er nog de keuze voor de wijze waarop een ambtelijk secretaris wordt aangesteld. Vaak wordt in eerste instantie gedacht aan een tijdelijk of vast dienstverband. Echter, de laatste jaren is onder de OR-en sterk de behoefte ontstaan om een freelance ambtelijk secretaris in te schakelen. Met name de wat kleinere organisaties die niet direct iemand aan de vaste formatie willen toevoegen, zijn geïnteresseerd in het aantrekken van een freelancer. Bijkomend voordeel is dat deze persoon in de praktijk voor meerdere ondernemingsraden werkt en daardoor een schat aan praktijkervaring met zich mee brengt.

Daarmee stelt de freelance ambtelijk secretaris zichzelf in staat om de ondernemingsraad deskundig en flexibel van dienst te zijn. Daarnaast is de workload van de ambtelijk secretaris inherent aan pieken en dalen. Een freelancer werkt op basis van een uurtarief en brengt alleen de daadwerkelijke gemaakte uren in rekening bij de opdrachtgever; in rustiger of economisch mindere tijden betekent dit geen onnodige kosten voor de OR en de organisatie. Verder is het niet noodzakelijk voor de organisatie om een werkplek beschikbaar te stellen voor een freelancer omdat de freelancer veelal zijn werkzaamheden vanuit zijn/haar eigen kantoor uitvoert. Een freelancer is voor de OR altijd bereikbaar c.q. aanspreekbaar via alle moderne communicatiemiddelen zoals internet, e-mail en mobiele telefoon.

Op deze wijze wordt de OR op een zo efficiënt mogelijke wijze ondersteund; met zo min mogelijk uren het beste resultaat. Het niet in dienst zijn bij de organisatie geeft de freelance ambtelijk secretaris een meer objectievere kijk op zaken die op de OR-agenda staan. Dit stelt de freelance ambtelijk secretaris tevens in staat om de OR onafhankelijk te adviseren.

Meer dan notulist

Een ambtelijk secretaris is in onze visie meer dan iemand die de OR vergaderingen notuleert en stukken kopieert. Doorlopende coaching en begeleiding van de OR behoort namelijk tot de hoofdtaken binnen deze functie. Het takenpakket dient dan ook niet verwart te worden met die van een secretaresse of notulist. Helikopterview, strategische visie en integriteit zijn eigenschappen die uitmuntend aanwezig dienen te zijn. Ambtelijk secretaris is een vak!

De ambtelijk secretaris:

• optimaliseert het secretariële proces van de OR
• zorgt ervoor dat de OR zich volledig kan richten op de inhoud
• bewaakt procedures en processen
• is een informatiebron voor (nieuwe) OR-leden en bestuurder op gebied van wet- en regelgeving
• levert een bijdrage aan de professionalisering van de OR, zowel richting de bestuurder als richting de achterban
• kan een neutrale factor vormen in het overleg tussen OR en bestuurder
• is een constante factor bij wisseling van de OR-wacht
• is een vast aanspreekpunt voor en van de OR
• is op freelancebasis efficiënt en flexibel inzetbaar

Vragen over ondersteuning?

Heeft u behoefte aan ondersteuning van een professionele freelance ambtelijk secretaris, op incidentele basis of voor korte of langere tijd dan kunt u bij OAVM terecht. OAVM heeft meer dan 15 jaar praktijkervaring binnen de medezeggenschap en heeft daarin vele goede en betrouwbare netwerken opgebouwd. U kunt daarvan profiteren.

U kunt OAVM ook bellen voor meer informatie op 06-23867012 of een mailtje sturen naar info@oavm.nl. Ook kunt u uiteraard ons contactformulier invullen.