Vacature freelance ambtelijk secretaris IT-organisatie in Arnhem – 6/8 uur per week – ingevuld

Senior,Female,Ceo,And,Multicultural,Business,People,Discussing,Company,Presentation

Wij zoeken per 1 februari 2024 een opvolger van de huidige ambtelijk secretaris die de ondernemingsraad op goede wijze kan begeleiden, ondersteunen en adviseren. De ondernemingsraad heeft 7 zetels, waarvan er momenteel 6 ingevuld zijn. De functie wordt aangeboden voor gemiddeld 6-8 uur per week.

Wie zijn zij?

Bij Spacewell streven ze ernaar om hun klanten te ondersteunen in de steeds veranderende wereld van bedrijfsvastgoed en werkplekbeheer. Met meer dan 30 jaar ervaring in technologie voor slimme gebouwen zijn ze uitgegroeid tot wereldwijde koploper in deze dynamische industrie. Hun doel is simpel – gebouwen laten werken voor mensen. Ze beseffen dat gebouwen meer zijn dan bouwwerken; ze vormen een essentieel onderdeel van het dagelijks leven van mensen. Ze zetten ons dan ook in om slimme en efficiënte oplossingen te ontwikkelen die de gebruikerservaring verbeteren en de algehele prestaties van gebouwen een boost geven. Als team van impact gedreven innovators verlegt men voortdurend grenzen en omarmen we nieuwe technologieën om ervoor te zorgen dat de gebouwen, diensten en mensen van onze klanten in een constante staat van interactie en optimalisatie verkeren.

Processen en procedures

Het belang van de medezeggenschap bij Spacewell Netherlands BV is het goed functioneren van de onderneming in al haar doelstellingen waarbij overleg met en vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen centraal staat. Als ambtelijk secretaris adviseer, coach en ondersteun je de ondernemingsraad structureel. Daarbij werk je nauw samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad, bestaande uit de voorzitter en vicevoorzitter. Vanuit jouw expertise ben je mede verantwoordelijk voor de ontwikkeling, implementatie en toepassing van efficiënte en effectieve medezeggenschapsprocessen, zodat de OR optimaal kan functioneren.

Voor ons is het belangrijk dat de volgende zaken goed geregeld worden door jou;

  • Professionele communicatie tussen/van de ondernemingsraad
  • Coördinatie en organisatie van de OR-werkzaamheden
  • Bewaken en adviseren over wet- en regelgeving, procedures en afspraken
  • Coachen en adviseren van OR-leden
  • Signalen van toepassing zijnde ontwikkelingen en deze vertalen naar de medezeggenschap

Voor de ondernemingsraad is het tevens belangrijk dat je hen begeleidt bij het behandelen van de verschillende OR-onderwerpen. Daarbij ligt de focus op het proces ten aanzien van de correcte naleving van afspraken, besluitvorming en relevante wet- en regelgeving, toezien dat de basisdocumenten actueel zijn en adviseren over juiste prioritering en planning.

Overleg en participatie

Je bevordert de dialoog tussen ondernemingsraad en alle betrokken partijen. Vanuit jouw functie als ambtelijk secretaris ben je daarbij ondersteunend en faciliterend in het nakomen van verplichtingen en het betrekken en raadplegen van medewerkers.

Scholing

Wij vinden het belangrijk dat de ondernemingsraad zich blijft ontwikkelen. Jij gaat daarvoor de (individuele) leerdoelen binnen de OR-organisatie onderzoeken. Vanuit jouw netwerk zoek je de samenwerking met trainer(s) die passen bij de opleidingsbehoefte van de ondernemingsraad. Je

stemt het scholingsprogramma af met de OR-leden, trainer(s), bewaakt de OR-leerdoelen en geeft voorlichting aan nieuwe OR-leden.

Kennis & vaardigheden

Je hebt kennis van medezeggenschap op mbo/hbo-niveau, relevante wet- en regelgeving, medezeggenschapsprocessen en moderne kantoor software (o.a. Teams). Verder beschik je over de

sociale vaardigheden voor het faciliteren, begeleiden en/of adviseren van de OR-leden en de schriftelijke vaardigheden voor het informeren van de OR-leden, bestuurder en medewerkers in de organisatie.

Ervaring binnen de medezeggenschap met vergelijkbare organisaties is een pré

Wat ga je doen?

  • Opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten
  • Opstellen van agenda’s voor de diverse vergaderingen en voorbereiden van de bijbehorende vergaderstukken.
  • Uitwerken en opstellen van notulen en brieven
  • Toetsen van informatie en wet- en regelgeving
  • Uitvoering geven aan het OR-jaarverslag
  • Uitvoering geven aan communicatieplannen
  • Uitvoering geven aan OR-verkiezingen
  • Coachen op doelstellingen van OR-leden
  • Procesmatig adviseren bij het behandelen van voorgenomen besluiten

Vergaderfrequentie

De reguliere OR-vergaderingen vinden maandelijks plaats op de maandag(middag) (vaak online, soms op locatie in Arnhem). Met de bestuurder wordt er ook maandelijks overlegd. Deze vergaderingen vinden veelal op donderdagochtend plaats en vinden afwisselend online en op locatie in Arnhem plaats. Het vergaderschema voor 2024 staat onderaan dit bericht.

Wat bieden we je?

Een uurloon van € 70 per uur en een reiskostenvergoeding van € 0,25 km.

Interesse?

Op deze vacature kun je niet meer reageren omdat we al een goede kandidaat hebben gevonden.