Vacature freelance ambtelijk secretaris voor 2 GMR-en omgeving Utrecht – 16 uur per maand

Kids,Having,A,Fun,Time,Together

Met ingang van het nieuwe schooljaar 2024-2025 Wij zijn op zoek naar een onafhankelijke ambtelijk secretaris voor zowel de GMR VO (Willibrord Stichting) als de GMR PO (Stichting PCOU).

Hett takenpakket lees je beneden en onze ureninschatting vind je in de bijlages onderaan.

Het gaat dus om iemand die deze taken voor 2 GMR-en kan vervullen, dus (bijna) dubbele uren.

In de bijlage vind je de jaarplanning. Aanwezigheid wordt verwacht bij:

  • Agenda-overleggen CvB-GMR PO/VO (1 uur – overdag – via Teams)
  • CvB-GMR VO (vergadering, incl. vooroverleg GMR – 18:30 – 21:30 – fysiek in Utrecht)
  • CvB-GMR PO (vergadering – 19:30 – 21:30 – fysiek in Utrecht)

De GMR PO heeft op een losstaand moment vooroverleg, hier wordt ook aanwezigheid verwacht. Dit is digitaal in de avond in de week voorafgaand aan de vergadering met het CvB.

Taakomschrijving

Takenpakket en ureninzet secretaris GMR

PCOU Willibrord en Willibrord stichting werken met een indeling van het schooljaar in vijf periodes:

  •              start schooljaar tot herfstvakantie; (P1)
  •              herfst- tot kerstvakantie; (P2)
  •              kerst- tot voorjaarsvakantie; (P3)
  •              voorjaars- tot meivakantie; (P4)
  •              mei- tot zomervakantie. (P5)

Ieder gremium komt per periode eenmaal bijeen (dus max. 5 reguliere overleggen per jaar).

TaakUrenspecificatie op jaarbasis
Aanwezigheid presidium-overleg (vooroverleg) tussen presidium (voorzitter/vicevoorzitter) GMR en CvB waarin concept agenda volgend overleg wordt besproken5 x 1 uur = 5 uur
Verslag interne vergadering GMR5 x 3 uur = 15 uur
(2 uur aanwezig; 1 uur uitwerken)
Verslag overlegvergadering CvB – GMR5 x 4 uur = 20 uur
(2 uur aanwezig; 2 uur uitwerken)
Meedenken in voorbereiding en verslag jaarlijkse studiemiddag CvB – schoolleiders – GMR5 uur
Het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor de GMR bestemde en van de GMR uitgaande stukken incl.  ondersteuning verbinding/communicatie met achterban10 uur (2 uur per periode)
Gevraagd en ongevraagd advies aan (presidium) GMR m.b.t. actuele ontwikkelingen wet- en regelgeving, professionaliserings- en evaluatiemogelijkheden10 uur (2 uur per periode)
Check op actualiteit medezeggenschapstatuut, GMR reglement en huishoudelijke reglement en naleving5 uur (1 uur per periode)
Ondersteuning werving nieuwe leden, vacatures vervullen10 uur (Piekbelasting in P1 / P5)
Totaal80 uur op jaarbasis = 8 uur per maand

Activiteiten die de GMR hiernaast onderneemt waar de secretaris geen rol/taak heeft:

  • (aanwezigheid) jaaropening scholengroep à facultatief / in eigen tijd welkom
  • (verslag) overlegvergadering RvT – GMR à ligt bij secretaris RvT
  • (verslag) jaarlijkse studiemiddag RvT – GMR à ligt bij secretaris RvT

Taken waar door het bestuurssecretariaat van het CvB in wordt voorzien:

  • Plannen alle activiteiten en overlegvergaderingen à met jaarplanning
  • Voorstel voor concept agenda en opmaken/verspreiden definitieve agenda à via iBabs

Randvoorwaarden:

  1. De secretaris heeft geen stemrecht bij het nemen van besluiten door de GMR.
  2. De secretaris wordt door het CvB in samenspraak met de GMR benoemd, in beginsel voor een schooljaar (10 maanden, 1 september tot 1 juli). Herbenoeming is mogelijk.
  3. Het college van bestuur faciliteert de inhuur van een externe secretaris.

Interesse?

Stuur ons je CV toe als ook een motivatiebrief waaruit je ervaring met het werken met een GMR blijkt.

We bieden je een uurtarief van € 70 per uur als ook een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km, beiden exclusief BTW.