Vacature ambtelijk secretaris huisartsenpost in Zuid-Holland – reeds ingevuld

Voor een stichting van huisartsen die diverse huisartsenposten in ziekenhuizen in Zuid-Holland voorziet van artsen zoeken we voor na de zomer een ervaren ambtelijk secretaris voor een langere termijn.

Aangezien de organisatie een onzekere periode met fusies etc. ingaat is een ambtelijk secretaris die naast de normale administratieve en ondersteunende werkzaamheden ook ervaring heeft met het adviseren van ondernemingsraden in dergelijke omstandigheden gewenst. Heb je als ambtelijk secretaris ervaring met het ondersteunen van ondernemingsraden in ziekenhuizen of andere gelijksoortige organisaties dan is dat ook een pre.

De vergaderdag is vooralsnog de dinsdag. Aangezien er in augustus een nieuwe bestuurder begint kan het zijn dat de overlegvergaderingen op een andere dag zullen plaatsvinden. Dus enige flexibiliteit is indien nodig gewenst.

Taken

Vergaderingen:

• Het organiseren van de vergaderingen voor de diverse vergaderingen van de OR of waar de OR deel van uitmaakt;
• Voorbereiding OR/OV vergaderingen: tijdig opvragen en, in overleg met voorzitter OR, vervaardigen en verspreiden van agenda(punten) en vergaderdocumenten;
• Notuleren OR/OV vergaderingen en verslaglegging;
• Apart verslag maken (openbaar) voor de achterban en deze, na goedkeuring voorzitter OR en directeur SHR, op intranetsite plaatsen en/of op andere wijze verspreiden;
• Actiepunten- en besluitenlijst maken en bewaken;
• Het, in overleg met of in opdracht van voorzitter OR, reserveren van ruimten en verzorgen van voorzieningen voor vergader- of scholingsbijeenkomsten.

Administratieve werkzaamheden en correspondentie:

• In opdracht van de voorzitter OR verspreiden, verzenden, opslaan en archiveren (ook digitaal) van correspondentie, documenten, informatie en jaarverslag OR;
• Bewaken van de voortgang van afhandeling inkomende correspondentie;
• Het, op aanwijzing door voorzitter OR, opstellen en bewerken van brieven of mailberichten;
• Het coördineren van informatiestromen;
• Informatieverstrekking aan internen en externen (vraagbaakfunctie);
• Verzamelen van informatie voor de nieuwsbrief SHR of OR;
• Verzamelen van informatie voor en het in concept opstellen van het financieel jaarverslag OR, de begroting OR;
• Het beheren van het archief OR.

Overige ondersteunende werkzaamheden:

• Bewaken van het OR budget en periodiek rapporteren aan de voorzitter van de OR;
• Organiseert en coördineert de OR-verkiezingen, in samenwerking met de OR-verkiezingscommissie;
• Benadert, in opdracht van de voorzitter OR, trainingsbureaus voor trainingen OR.

Bevoegdheden

• De werkzaamheden worden binnen gestelde procedures, richtlijnen en afgesproken termijnen zelfstandig uitgevoerd;
• Met betrekking tot inhoudelijke kwesties en het stellen van prioriteiten is terugval mogelijk op de voorzitter van de OR.

Verantwoordelijkheden

De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor:

• het beheren van de informatiestromen;
• het bewaken van de prioriteiten en kwaliteit van eigen werk;
• een correcte en objectieve wijze van communiceren, corresponderen en verslagleggen van de vergaderingen.

Functievereisten

Kennis

• Afgeronde middelbare schoolopleiding (HAVO/VWO);
• Afgeronde secretariële opleiding;
• Bekend met de Wet op de Ondernemingsraden;
• Meerjarige ervaring in soortgelijke functie;
• Kennis van MS Office;
• Inzicht in de (werkprocessen van de) organisatie en de verhoudingen binnen het organogram.

Algemene vaardigheden

• Zelfstandigheid bij het werken binnen vastgestelde richtlijnen, procedures en werkafspraken;
• Oplettendheid, nauwkeurigheid en systematisch werken zijn nodig om gegevens correct te verwerken en op openstaande punten te attenderen.

Sociale vaardigheden

• Integriteit en betrouwbaarheid bij het werken met vertrouwelijke onderwerpen en gegevens;
• Tact en een dienstverlenende instelling teneinde in- en externe contacten te onderhouden op diverse niveaus;
• Het plannen en coördineren van afspraken vraagt om overtuigingskracht en vasthoudendheid.

Uitdrukkingsvaardigheid

• Goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is van belang bij het onderhouden van in- en externe contacten;
• Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zijn van belang bij het opstellen van correspondentie en (jaar)verslagen

Inmiddels is deze vacature ingevuld door een van onze kandidaten. Dus je kunt helaas niet meer reageren op deze vacature.

Maar wij verwachten spoedig weer een aantal andere leuke vacatures te kunnen melden.

Wil je daarover het eerste worden geïnformeerd? Dan kun je je gegevens sturen aan info@oavm.nl Dan nemen we jouw gegevens op in onze database en wordt je meteen geïnformeerd als er een nieuwe vacature is.