Vacature freelance ambtelijk secretaris Gemeente Bunnik – aantal uren in overleg – € 75 per uur voor langere periode – ingevuld

Voor de OR van de Gemeente Bunnik zoeken we per direct een interim ambtelijk secretaris voor de duur van minimaal een half jaar. Een van de taken van de interim ambtelijk secretaris is het inwerken van de interne ambtelijk secretaris, die wel nog geworven en gevonden moet worden, zodat deze in oktober 2024 deze functie zelfstandig kan uitvoeren. Dus naast onderstaande werkzaamheden en taken zijn ook didactische en coachende vaardigheden gewenst. Dat betekent dat het aantal uren niet geheel vaststaat en deze in overleg moeten worden bepaald en ingepland. Als indicatie hebben we een vergaderschema bijgevoegd.

Taken

Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied, zodanig dat de ondernemingsraad, binnen de door hem aangegeven kaders, optimaal wordt ondersteund.

Secretarieel

Zorgen voor en toezien op een doelmatige inrichting en werkwijze van het OR – secretariaat.

• Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie:
• Opstellen en redigeren van brieven, verslagen, adviezen en dergelijke.
• Opstellen en redigeren van diverse interne communicatieberichten .
• Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van OR- en commissievergaderingen:
• Vastleggen van de vergaderplanning.
• Opstellen van de conceptagenda, waar nodig geven van toelichting op de te behandelen onderwerpen.
• Notuleren van de vergaderingen en verzorgen van de verslaglegging.
• Bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten.
• Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie en zo nodig geven van richtlijnen.
• Bijdragen aan de totstandkoming van het jaarverslag, verzorgen van de redactie en zorgen voor de uitvoering en verspreiding van het jaarverslag.
• Beheren en actualiseren van de website van de OR, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie met de achterban van de OR.

Organisatorisch
Verrichten van voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden en mede verzorgen van een adequate communicatie, gericht op de organisatie van vergaderingen en informatieverwerving en – verstrekking, waaronder:

• Organiseren van OR-vergaderingen, overlegvergaderingen en commissievergaderingen; zorg voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen.
• Organiseren van scholing van een interne ambtelijke secretaris, zowel logistiek als inhoudelijk en geven van nodige cursussen en houden van presentaties.
• Optreden als contactpersoon tussen OR en achterban en bestuurder en informeren en rapporteren.
• Mede zorgen voor de inhoudelijke afstemming tussen OR en achterban en informeren en rapporteren.
• Mede zorgen voor de inhoudelijke afstemming tussen OR en commissies.

Beleidsmatig

• Signaleren en melden van afwijkingen op de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, met name de Wet op de ondernemingsraden, de Arbowet of andere relevante wetgeving. ‘
• Zorgdragen voor de totstandkoming van beleidsvoornemens en diverse informatieve en formele documenten, waaronder:
• Initiëren en doen van voorstellen m.b.t. de strategie, het beleidsplan, het jaarwerkplan en het actieplan, mede bepalen van de prioriteiten.
• Verzorgen van de evaluatie van het gevoerde beleid en doen van voorstellen tot bijsturing hiervan.
• Zich op de hoogte houden van ontwikkelingen op macroniveau binnen het vakgebied, waaronder nieuwe wetgeving en e.e.a. vertalen naar het medezeggenschapskader. Verstrekken van informatie over specifieke onderwerpen, onder meer na raadpleging van deskundigen.

Advisering/coaching

• Adviseren van het medezeggenschapsorgaan over te kiezen inhoud en strategie.
• Adviseren van het bestuur ten aanzien van medezeggenschapsvraagstukken.
• In overleg met het medezeggenschapsorgaan coachen van de groep of het groepsproces of van individuele leden ten aanzien van de eigen ontwikkeling als deelnemer aan het overleg.

Vergaderschema

1. Reguliere OR-vergaderingen:
   • Frequentie: 1x in de 2 weken
   • Dag: Dinsdag
   • Wanneer: Even weken om 14:30 – 16:00 uur
2. Agendaoverleg met de WOR-bestuurder:
   • Frequentie: 1x per 6 weken
   • Duur: 1 uur
   • Wanneer: Elke 6 weken op maandag vanaf 26-5-24 om 14:30 uur (tot einde contract)
3. Overleg met de WOR-bestuurder:
   • Frequentie: 1x in de 6 weken
   • Duur: 1 uur
   • Wanneer: Elke 6 weken op maandag vanaf 6-5-24 om 14.30 uur (tot einde contract)
4. Artikel 24-overleg, vaak gecombineerd met een gewoon overleg met de WOR-bestuurder:
   • Frequentie: 2x per jaar (halfjaarlijks)
   • Duur: 1 uur
   • Wanneer: Nog niet ingepland

Op 16 april heeft de OR van 12 tot 16 uur een middag met de hele OR met verschillende onderwerpen. Zou fijn zijn als het lukt om hierbij aan te sluiten.

Wat bieden we je?

De mogelijkheid om een interim functie in te vullen bij een van de leukste gemeentes van Nederland en de mogelijkheid om je kennis en vaardigheden over te dragen aan de toekomstige ambtelijk secretaris.

We bieden je een uurtarief van € 75 per uur en een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km – beiden exclusief 21% BTW.

Interesse?

Deze vacature hebben wij al ingevuld.