A,Female,Hand,Touching,The,River,Water

Vacature freelance ambtelijk secretaris laboratorium waterschappen in Zwolle / 6 uur per week

Voor een nieuwe OR van een geaccrediteerd laboratorium dat gespecialiseerd is in het uitvoeren van opdrachten ten dienste van de waterschappen zijn we op zoek naar een ervaren ambtelijk secretaris voor de duur van minimaal 2 jaar.

De huidige secretaris van de ondernemingsraad heeft aangegeven de hoeveelheid werk niet te kunnen volbrengen in het aantal uren dat beschikbaar is. Daarnaast is de OR-samenstelling recentelijk gewijzigd en is de OR zoekend in de inkleding van hun rol en verdere professionalisering daarvan. De organisatie streeft ernaar om als lerende organisatie dagelijks te mogen te leren en ontwikkelen. Deze combinatie maakt dat de OR nu een kans ziet voor een nieuwe impuls in de ambtelijke ondersteuning van de Ondernemingsraad. Om een beeld te geven van de gewenste type werkzaamheden van de ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad, volgt hieronder een overzicht van werkzaamheden. De kandidaat die we zoeken ziet kansen, geeft ruimte en helpt de OR om dagelijks in deze materie te laten leren.

De werkzaamheden zijn in de kern gebaseerd op het profiel van een Ambtelijk secretaris niveau B  waarbij administratieve en organisatorische werkzaamheden worden aangevuld met beleidsmatige werkzaamheden.

Geschatte tijdsinvestering:

Gemiddeld 6 uur per week

Taakomschrijving Ambtelijk secretaris ondernemingsraad (niveau B)

Plaats in de organisatie: nader te bespreken

  • – ressorteert hiërarchisch onder het hoofd P&O of adviseur medezeggenschap;
  • – ressorteert functioneel onder de voorzitter van de ondernemingsraad;

Doel van de functie:

Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied, alsook kennisoverdracht, zodanig dat de ondernemingsraad, binnen de door hem gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund.

Functie-inhoud:

Secretarieel

  • Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie zoals samenvatten bestuursstukken, uitwerken van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken;
  • Concipiëren en redigeren van afgesproken correspondentie;
  • Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van OR-, OV- en commissievergaderingen zoals:
    • Opstellen van de concept-agenda;
    • Notuleren van de vergaderingen en verzorgen van de verslaglegging;
    • Bewaken van afgesproken termijnen en procedures.
  • Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:
    • Opzetten, beheren en toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie .
    • Bijdragen aan het totstandkomen van het jaarverslag, verzorgen van de redactie en zorgen voor de uitvoering en verspreiding van het jaarverslag;
    • Zorgdragen voor passend vakblad-lidmaatschap en betaling daarvan;
    • Beheren en actualiseren van de webpagina van de OR, of verzorgen van andere publicaties van de OR ten behoeve van de communicatie richting de organisatie en met de achterban.

Organisatorisch

  • Verrichten van voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden en mede verzorgen van een adequate communicatie, gericht op de organisatie van vergaderingen en informatieverwerving en – verstrekking, waaronder :
    • Organiseren van OR-vergaderingen, overlegvergaderingen en commissievergaderingen; zorg voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen .
  • Voorbereiden en organiseren OR scholing, zowel logistiek als inhoudelijk en deelnemen aan cursussen. Bijdragen aan het opstellen scholingsplan.
  • Het coaching en ondersteuning van OR leden en groepsproces OR m.b.t de rol van de OR en verdere bespreken ontwikkeling daarvan;
  • Ondersteunen van de OR bij de voorbereiding en organisatie van de verkiezingen, optreden als secretaris van de verkiezingscommissie;
  • Verzorgen van de introductie van nieuwe leden (inwerken, informatieoverdracht betreffende lopende zaken);
  • Mede zorgen voor de inhoudelijke afstemming tussen OR en commissies en OR en achterban. Informeren en rapporteren waar nodig.

Beleidsmatig

  • Bewaken van de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, CAO en arbeidsvoorwaarden;
  • Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget;
  • Bijdragen aan het totstandkomen van het PR-beleid van de OR en het bewaken van en meewerken aan de uitvoering;
  • Zorgdragen voor de totstandkoming van diverse informatieve en formele documenten, waaronder:
    • Concipiëren van nota’s over de te behandelen onderwerpen; .
    • Voorbereiden en concipiëren van de door de OR uit te brengen adviezen, instemmingszaken en initiatiefvoorstellen .
  • Verzorgen van de evaluatie van het gevoerde beleid en doen van voorstellen tot bijsturing hiervan;
  • Signalen die bij de OR binnenkomen met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, vertalen naar het medezeggenschapskader;
  • Zich op de hoogte houden van ontwikkelingen op macroniveau binnen het vakgebied, waaronder nieuwe wetgeving en e.e.a. vertalen naar het medezeggenschapskader.
  • Verstrekken van informatie over specifieke onderwerpen, o.m. na raadpleging van deskundigen.

Vergaderschema

OR-vergaderingen zijn gepland op 5 juli – 1 oktober – 15 november – 13 december en duren van 14.30 tot 16.30 uur

OV vergaderingen zijn gepland op 11 juli – 8 oktober – 21 november – 17 december en duren van 14.00 tot 16.00 uur

Agendaoverleggen zijn gepland op 25 juni – 17 september – 5 november – 3 december en duren van 13.30 tot 14.30 uur – hier hoef je niet altijd perse bij te zijn en dit overleg is altijd digitaal

Interesse?

Als je interesse hebt dan horen we graag van je. Stuur ons een CV en motivatiebrief toe.

Inhuur gebeurt op basis van een ZZP-contract via OAVM. Het tarief is nader overeen te komen.

Reageer op een vacature

Ben jij een freelance ambtelijk secretaris en op zoek naar een uitdagende werkplek?

U zoekt een ambtelijk secretaris

Op zoek naar een geschikte ambtelijk secretaris voor uw OR? Wij bieden verschillende oplossingen.