Vacature freelance ambtelijk secretaris vereniging medische staf Rijndam in Rotterdam / 12-16 uur per week
Bij Rijndam – een medisch specialistisch revalidatiecentrum in Rotterdam – zijn we op zoek naar een freelance ambtelijk secretaris ter ondersteuning van onze vereniging medische staf (VMSR) voor 12-16 uur per week. De vacature wordt ingevuld via OAVM voor maximaal 1 jaar of korter indien er intern een kandidaat wordt gevonden.
Doel van de functie
Het ondersteunen en adviseren van de Vereniging Medische Staf Rijndam (VMSR) op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig gebied, zodat deze hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren (inhoudelijk en procedureel).
Plaats in de organisatie
Ontvangt hiërarchisch leiding van de bestuurssecretaris. Ontvangt functioneel en operationeel leiding van de voorzitter van de VMSR.
Resultaatgebieden
- Organisatorische en secretariële ondersteuning
- Bevorderen van deskundigheid en kwaliteit
Uitwerking resultaatgebieden in resultaten en kernactiviteiten
- Organisatorische en secretariële ondersteuning
Resultaat: Zorgt ervoor dat vergaderingen van de gremia gepland en afgesproken zijn, dat de agenda’s en vergaderstukken binnen afgesproken termijnen bij alle deelnemers bekend zijn zodat de vergaderingen adequaat en efficiënt kunnen plaatsvinden, en dat afspraken, planning en actiepunten nagekomen, uitgevoerd en gecontroleerd kunnen worden. |
- Organiseert vergaderingen van de VMSR, stelt in afstemming met de voorzitter de VMSR agenda’s op en zet vergaderstukken klaar.
- Zorgt voor de faciliteiten en de benodigde hulpmiddelen t.b.v. online en fysiek vergaderen.
- Vraagt tijdig benodigde informatie aan bij gesprekspartners, zoals de Raad van Bestuur.
- Stemt de bijdragen aan de vergaderstukken inhoudelijk op elkaar af, in overleg met de voorzitter.
- Stelt planningen op en bewaakt afspraken en actiepunten.
- Verzorgt zelf en/of in samenspraak met de overige gremia in de organisatie zoals de OR en de VAR de interne communicatie vanuit de gremia.
- Verzorgt notulen, gespreksnotities, brieven en verslagen en draagt zorg voor de verspreiding ervan.
- Verzorgt en redigeert het jaarverslag van de VMSR en draagt zorg voor de verspreiding hiervan.
- Beheert het archief van de VMSR, zowel van documenten als van e-mailverkeer, en verstrekt benodigde documentatie en informatie daaruit.
- Bevorderen van deskundigheid en kwaliteit
Resultaat: De kwaliteit van de werkwijze van de VMSR verbetert voortdurend. |
- Signaleert en benoemt knelpunten en draagt bij aan het verhogen van de kwaliteit van de werkprocessen.
Functie-eisen, vaardigheden en verantwoordelijkheden
Kennis
Beschikt over een relevante MBO-opleiding en over HBO werk- en denkniveau. Heeft kennis van en vaardigheid met relevante systemen en andere ICT-toepassingen. Beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal. Heeft bij voorkeur kennis van de gezondheidszorg.
Zelfstandigheid
Verricht zelfstandig werkzaamheden binnen richtlijnen en procedures, waarbij naar eigen inzicht de werkwijze, prioriteitstelling en voortgangsbewaking plaatsvindt. Lost problemen in de uitvoering van de werkzaamheden zelfstandig op. Kan terugvallen op de hiërarchisch en functioneel/operationeel leidinggevenden.
Sociale Vaardigheden
Beschikt over tact, luistervaardigheid en een dienstverlenende houding en beschikt over goede contactuele en sociale vaardigheden in de contacten met medewerkers uit de instelling en met externe contacten.
Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
Verantwoordelijk voor het tijdig afhandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, voor een goede verslaglegging en tijdige verzending van agenda’s, stukken en verslagen, voor het bewaken van afspraken, voor het bewaken van de naleving van geldende procedures in en buiten de vergadering.
Fouten in de uitoefening van de functie kunnen leiden tot stagnatie in de voortgang van een vlotte afhandeling van onderwerpen en de bijbehorende communicatie. Tevens kan dit leiden tot slechte communicatie binnen de gremia, evenals tussen de Raad van Bestuur en de gremia en tussen de gremia en haar achterban. Er is risico op het veroorzaken van (im)materiële schade bij het signaleren en bewaken (van de voortgang) van actiepunten.
Uitdrukkingsvaardigheid
Beschikt over een goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het notuleren en andere schriftelijke communicatie.
Oplettendheid
Oplettendheid en nauwkeurigheid zijn vereist ten aanzien van het maken van notulen, het bewaken van processen, afspraken en voortgang. Onvoldoende oplettendheid heeft consequenties voor de communicatie vanuit de VMSR.
Overige functie-eisen
Gevoel voor systematiek en accuratesse is vereist bij het verwerken van een verscheidenheid aan documenten, bij het verrichten van administratieve werkzaamheden en bij archivering. Eisen worden gesteld aan integriteit in verband met het beschikken over vertrouwelijke informatie. Doorzettingsvermogen is vereist bij het achterhalen van informatie, het opstellen en bijstellen van planningen en het bewaken van actiepunten en afspraken. Representativiteit bij het fungeren als aanspreekpunt voor in- en externe partijen.
Vergaderschema
Hier beneden vindt je het vergaderschema waarbij er wordt uitgegaan dat je bij de vergaderingen ook fysiek aanwezig kan zijn. De andere uren en de wijze van beschikbaarheid zijn in overleg te bepalen.
- 10 februari 2025 – VMSR overleg + inhoudelijk thema van 16.30 – 18.30 uur
- 10 maart 2025 – VMSR overleg van 16.30 – 17.30 uur
- 14 april 2025 – VMSR overleg + inhoudelijk thema van 16.30 – 18.30 uur
- 12 mei 2025 – VMSR overleg van 16.30 – 17.30 uur
- 16 juni 2025 – VMSR overleg + inhoudelijk thema van 16.30 – 18.30 uur
- 14 juli 2025 – VMSR overleg van 16.30 – 17.30 uur
- 08 september 2025 – VMSR overleg + inhoudelijk thema van 16.30 – 18.30 uur
- 13 oktober 2025 – VMSR overleg van 16.30 – 17.30 uur
- 10 november 2025 – VMSR overleg + inhoudelijk thema van 16.30 – 18.30 uur
- 08 december 2025 – VMSR overleg van 16.30 – 17.30 uur
Wat bieden we je?
Een uurtarief van € 70 per uur en een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km. Onze voorkeur is om iemand in de buurt van Rotterdam te vinden voor de vacature.
Interesse?
Ben je beschikbaar en heb je interesse in deze leuke en afwisselende vacature dan verzoeken wij je om je CV en een motivatiebrief naar ons te sturen waaruit blijkt dat jij de ideale kandidaat bent voor deze vacature.
.
U zoekt een ambtelijk secretaris
Op zoek naar een geschikte ambtelijk secretaris voor uw OR? Wij bieden verschillende oplossingen.