Vacature freelance ambtelijk secretaris voor 2 GMR-en – voor 16 uur per maand – Utrecht – ingevuld
Wij zijn met spoed op zoek naar een onafhankelijke ambtelijk secretaris voor zowel de GMR VO (Willibrord Stichting) als de GMR PO (Stichting PCOU).
Hett takenpakket lees je beneden en onze ureninschatting vind je in de bijlages onderaan.
Het gaat dus om iemand die deze taken voor 2 GMR-en kan vervullen, dus (bijna) dubbele uren.
Vergaderingen vinden plaats in dezelfde week (eerste periode bijv. 3 en 5 oktober) en in de avond, dus het moet te doen zijn om 5x per jaar 2 avonden in 1 week fysiek bij ons aanwezig te zijn. Vooroverleggen zijn digitaal. Het volledig jaarschema van beide GMR-en vind je ook in de bijlagen.
14 sept en 19 sept vinden de eerste vooroverleggen (digitaal) plaats en zouden de werkzaamheden al kunnen starten / dit moment zou benut kunnen worden voor een kennismaking/klikgesprek met het presidium van de GMR-en.
Taakomschrijving
Takenpakket en ureninzet secretaris GMR
PCOU Willibrord en Willibrord stichting werken met een indeling van het schooljaar in vijf periodes:
o start schooljaar tot herfstvakantie; (P1)
o herfst- tot kerstvakantie; (P2)
o kerst- tot voorjaarsvakantie; (P3)
o voorjaars- tot meivakantie; (P4)
o mei- tot zomervakantie. (P5)
Ieder gremium komt per periode eenmaal bijeen (dus max. 5 reguliere overleggen per jaar).
| Taak | Urenspecificatie op jaarbasis |
| Aanwezigheid presidium-overleg (vooroverleg) tussen presidium (voorzitter/vicevoorzitter) GMR en CvB waarin concept agenda volgend overleg wordt besproken | 5 x 1 uur = 5 uur |
| Verslag interne vergadering GMR | 5 x 3 uur = 15 uur (2 uur aanwezig; 1 uur uitwerken) |
| Verslag overlegvergadering CvB – GMR | 5 x 4 uur = 20 uur (2 uur aanwezig; 2 uur uitwerken) |
| Meedenken in voorbereiding en verslag jaarlijkse studiemiddag CvB – schoolleiders – GMR | 5 uur |
| Het voeren van de briefwisseling en het beheren van de voor de GMR bestemde en van de GMR uitgaande stukken incl. ondersteuning verbinding/communicatie met achterban | 10 uur (2 uur per periode) |
| Gevraagd en ongevraagd advies aan (presidium) GMR m.b.t. actuele ontwikkelingen wet- en regelgeving, professionaliserings- en evaluatiemogelijkheden | 10 uur (2 uur per periode) |
| Check op actualiteit medezeggenschapstatuut, GMR reglement en huishoudelijke reglement en naleving | 5 uur (1 uur per periode) |
| Ondersteuning werving nieuwe leden, vacatures vervullen | 10 uur (Piekbelasting in P1 / P5) |
| Totaal | 80 uur op jaarbasis = 8 uur per maand |
Activiteiten die de GMR hiernaast onderneemt waar de secretaris geen rol/taak heeft:
- (aanwezigheid) jaaropening scholengroep à facultatief / in eigen tijd welkom
- (verslag) overlegvergadering RvT – GMR à ligt bij secretaris RvT
- (verslag) jaarlijkse studiemiddag RvT – GMR à ligt bij secretaris RvT
Taken waar door het bestuurssecretariaat van het CvB in wordt voorzien:
- Plannen alle activiteiten en overlegvergaderingen à met jaarplanning
- Voorstel voor concept agenda en opmaken/verspreiden definitieve agenda à via iBabs
Randvoorwaarden:
- De secretaris heeft geen stemrecht bij het nemen van besluiten door de GMR.
- De secretaris wordt door het CvB in samenspraak met de GMR benoemd, in beginsel voor een schooljaar (10 maanden, 1 september tot 1 juli). Herbenoeming is mogelijk.
- Het college van bestuur faciliteert de inhuur van een externe secretaris.
Interesse?
Deze vacature hebben wij al ingevuld dus je kunt hier helaas niet meer op solliciteren
U zoekt een ambtelijk secretaris
Op zoek naar een geschikte ambtelijk secretaris voor uw OR? Wij bieden verschillende oplossingen.