Amstelveen,,The,Netherlands,,06.10.2022,,Main,Entrance,To,The,Amstelland,Hospital

Vacature freelance interim ambtelijk secretaris OR/VAR – Ziekenhuis Amstelland Amstelveen – 20 uur per week – ingevuld

Wij zijn voor Ziekenhuis Amstelland (Amstelveen) met spoed op zoek naar ambtelijk secretaris a.i. voor de Ondernemingsraad en de verpleegkundige adviesraad (VAR). De OR kent 13 leden.

De voorkeur gaat uit naar iemand voor gemiddeld 20 uur per week die meteen per 1 januari 2024 beschikbaar is. De duur van de opdracht is minimaal 3 maanden maar mogelijk langer. Je wordt geacht minimaal een dag per week fysiek aanwezig te zijn. Voor het vergaderschema van de OR van 2024 verwijzen we je naar de bijlage.

Wat verwacht men van je in deze 20 uur?

1.Ondersteunen m.b.t. vergadercyclus: vergaderingen voorbereiden, verslaglegging, bewaken van de actiepunten.
2. Bewaken van processen van advies en instemmingsaanvragen, ingekomen mail/post in Outlook en archivering relevante post/stukken.
3. Organisatie OR verkiezingen en installeren (en inwerken) nieuwe OR leden.
4. Opstellen OR jaarverslag 2023 (aan de hand van verslagen van OR en ov-vergaderingen).
5. Opstellen speerpunten/werkplan OR voor 2024 (in overleg met OR).
6. Check abonnement OR Rendement: de OR wil uitgebreider toegang tot de online-informatie (nu maximaal 2 of 3 personen)

Tevens ambtelijke ondersteuning van de verpleegkundige adviesraad voor ongeveer 4 uur per week zoals het maken van agenda’s en het notuleren tijdens de VAR vergaderingen.

Samenvatting taakomschrijving (gebaseerd op een fulltime dienstverband)

De functie van ambtelijk secretaris is binnen Ziekenhuis Amstelland een veelzijdige functie waarin je alle ruimte krijgt om deze op jouw manier vorm te geven. Je bent dan ook iemand die gemakkelijk schakelt in de diverse gremia: voor onze Ondernemingsraad, Verpleegkundige Adviesraad, Cliëntenraad en Arbostuurgroep ben jij hét centrale aanspreekpunt.

De opgave en het profiel

Binnen Ziekenhuis Amstelland staan de belangen van zowel medewerkers (OR) als cliënten (Cliëntenraad) hoog in het vaandel. Daarnaast hecht men veel waarde aan de input en adviezen vanuit onze Verpleegkundige Adviesraad en de Arbostuurgroep. Bij de ambtelijk secretaris ligt een belangrijke taak qua ondersteuning van deze gremia op secretarieel, organisatorisch en beleidsmatig vlak. Je hebt als ambtelijk secretaris oog voor de verdere ontwikkeling en beweegt je van nature gemakkelijk door een organisatie. Je maakt deel uit van diverse teams en bent goed op de hoogte van wat er speelt, dat maakt het werk zo afwisselend. De ambtelijk secretaris is hierarchisch gepositioneerd onder de manager HR.

Wat ga je doen?

Jouw werkzaamheden in het kort;

  • Zorgdragen voor de optimale secretariële ondersteuning;
  • Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van diverse vergaderingen en overlegtafels, inclusief het bewaken van deadlines en actiepunten;
  • Het verzamelen en verspreiden van relevante informatie;
  • Opstellen van jaarverslagen en het (mede) opstellen en bewaken van de begroting;

Specifiek voor de Ondernemingsraad:

  • Bewaken van de planning en voortgang van advies- en instemmingsaanvragen;
  • Mede organiseren van OR verkiezingen;
  • Signaleren van veranderende relevante wet- en regelgeving (WOR en cao);
  • Het adviseren op het gebied van de WOR en de behandeling van advies- en instemmingsaanvragen;
  • Opstellen van concept adviezen aan de Raad van Bestuur;
  • Aan de hand van de behoeften (mede) vormgeven en organiseren van het opleidingsprogramma van de OR leden.

Ziekenhuis Amstelland: aangenaam dichtbij
Amstelland is een deskundig en vooral menselijk ziekenhuis voor iedereen in de regio Amstelland en gemeente Amsterdam. Bovendien heeft men een bijzondere functie voor de Joodse gemeenschap. Men kan 24 uur per dag terecht voor vrijwel alle specialismen, voor snelle diagnose en persoonlijke behandeling. Van spoedeisende eerste hulp tot intensive care. Door de kleinschaligheid van het ziekenhuis zijn de lijnen kort en de teams hecht. En als regioziekenhuis werkt het Amstelland ziekenhuis nauw samen met de huisartsen, omliggende ziekenhuizen zoals het Amsterdam UMC en vele andere zorgverleners in de regio.

Wie ben jij?

  • Je beschikt over HBO werk- en denkniveau en hebt ervaring & scholing als ambtelijk secretaris;
  • Jij bent sterk in procesbewaking en weet het overzicht te behouden en kan goed vertalen welke actiepunten uit besluitvorming zijn gekomen;
  • Communicatief ben je zeer behendig, je bent in staat om op de juiste manier en het juiste moment gevraagd en ongevraagd advies te geven;
  • Het werken voor en in de diverse teams spreekt je aan en tegelijkertijd ben je goed in staat solistisch te werken.

Wat bieden wij je?

Een uurtarief van € 70 per uur en een onkostenvergoeding van € 0,25 per km.

Interesse?

U kunt helaas niet meer solliciteren op de vacature aangezien wij een goede kandidaat hebben gevonden.

Acquisitie n.a.v. deze vacature stellen wij niet op prijs

Reageer op een vacature

Ben jij een freelance ambtelijk secretaris en op zoek naar een uitdagende werkplek?

U zoekt een ambtelijk secretaris

Op zoek naar een geschikte ambtelijk secretaris voor uw OR? Wij bieden verschillende oplossingen.