Erasmus

Vacature freelance secretaris voor overleg Voorzitters Examencommissies (OVE) Erasmus Universiteit Rotterdam voor 10 – 12 uur per week – tijdelijk – gesloten

Voor het overleg van de voorzitters van de examencommissies van de Erasmus Universiteit zoeken we per direct voor een tijdelijke periode voor een half jaar i.v.m. zwangerschapsvervanging een freelance secretaris.

Functieomschrijving

Als secretaris van het OVE ben je hét aanspreekpunt voor deze tweewekelijkse overleggen en ondersteun je de voorzitter van het OVE. Door inhoudelijk de vergaderingen van het OVE voor te bereiden, draag je bij aan het beleid dat jaarlijks in richtlijnen wordt vastgelegd. Je volgt zelfstandig actiepunten op, organiseert (professionaliserings)bijeenkomsten, draagt bij aan beleid voor examencommissies en levert een bijdrage aan het jaarverslag van het OVE. Ook voer je secretariële en administratieve werkzaamheden uit, zoals het organiseren en notuleren van vergaderingen en de verzorging van inkomende en uitgaande correspondentie. Je onderhoudt contact met verschillende stakeholders binnen de EUR, waaronder collega’s van Academische Zaken, CLI en Onderwijs-en Studentenzaken. Op deze manier dragen niet alleen de voorzitters, maar ook jij zelf onderwerpen aan voor de vergaderingen. Alle vergaderingen van OVE zijn in het Engels en datzelfde geldt voor de communicatie.

Ook de secretarissen van de examencommissies overleggen eens in de zes weken (het OSE). Dit overleg wordt administratief ondersteund vanuit E&S. De secretaris is de linking pin tussen OVE en OSE en neemt actief deel aan het OSE met als doel het signaleren van aandachtspunten en het nader tot elkaar brengen van de verschillende voorzitters en secretarissen van de examencommissies. Ook bij deze overleggen is de voertaal Engels.

Takenpakket

De belangrijkste taken van de secretaris OVE

  • Inhoudelijke ondersteuning van de voorzitter van het OVE in voorbereiding op de overleggen, onderwerpen, uitwerken notities, verzamelen stukken;
  • Ontwikkeling van nieuw beleid (in samenwerking met de voorzitters van de examencommissies) en uitvoering van bestaand beleid;
  • Participeren, samen met de voorzitter, in het OVE;
  • Voorbereiding en verslaglegging van alle vergaderingen van het OVE en de vervaardiging van het jaarverslag;
  • Proactieve rol voor de examencommissies bij interne, externe landelijke en internationale ontwikkelingen en het verzamelen, interpreteren, bewerken en aanleveren van informatie over voor de examencommissies relevante ontwikkelingen;
  • Participeren in universiteit-brede beleid-strategische projecten en overleggen over relevante onderwerpen (voorbeelden: digitaal toetsen, online proctoring);
  • Linking pin tussen het OVE en OSE, verbindende rol op inhoudelijk en organisatorisch gebied;
  • Linking pin tussen examencommissies en interne stakeholders zoals AZ, CLI en E&S;
  • Actief inventariseren waar aandachtspunten liggen en waar meer samenwerking bereikt kan worden en hierop inspelen door middel van (bijvoorbeeld) het organiseren van themabijeenkomsten;
  • Voorbereiding specifiekere professionalisering, themabijeenkomsten, faciliteren van onderling contact tussen de voorzitters van de examencommissies en secretarissen.

De belangrijkste taken met betrekking tot het OSE

  • Linking pin tussen het OVE en OSE, verbindende rol op inhoudelijk en organisatorisch gebied;
  • Deelnemen en bijdragen aan de voorbereiding van de overleggen, aandragen van onderwerpen;
  • Participeren in het OSE;
  • Actief inventariseren waar aandachtspunten liggen en waar meer samenwerking bereikt kan worden en hierop inspelen door middel van (bijvoorbeeld) het organiseren van themabijeenkomsten;
  • Voorbereiding specifiekere professionalisering, themabijeenkomsten, faciliteren van onderling contact tussen de secretarissen van de examencommissies en de voorzitters.

Functie-eisen

  • Een afgeronde juridische of onderwijskundige universitaire opleiding;
    • 5 – 10 jaar relevante werkervaring bij een universiteit;
    • Goede communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels (aantoonbaar C1-niveau conform CEF);
    • Kennis van Osiris en aantoonbare affiniteit met systemen is een pré;
    • Diepgaande kennis van de primaire processen van een universiteit;
    • Ervaring met het schrijven van (Engelstalige) (beleids-)teksten;
    • Diplomatiek, resultaatgericht en bestand tegen druk;
    • Als pré specifieke kennis heeft van het onderwijsrecht en de Wet op het Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (Whw);
    • Zelfstandig kunnen werken, maar wel gericht op verbinding en samenwerking met aandacht voor collegialiteit.

Het betreft een tijdelijke opdracht voor ongeveer 10 tot 12 uur per week. Startmaand is november en de opdracht duurt tot eind mei 2022.

Een vergaderschema is bijgevoegd onderaan deze vacature.

Wat bieden we je?

Een leuke ervaringsplek in een van de meeste bekende universiteiten van Nederland.

Interesse?

De aanmelding voor deze vacature is gesloten en onze kandidaat begint a.s. maandag al aan deze leuke klus.

Heb je interesse in toekomstige klussen bij OAVM stuur ons dan je CV toe en bij gebleken geschiktheid nemen we je gegevens op in onze database.

Reageer op een vacature

Ben jij een freelance ambtelijk secretaris en op zoek naar een uitdagende werkplek?

U zoekt een ambtelijk secretaris

Op zoek naar een geschikte ambtelijk secretaris voor uw OR? Wij bieden verschillende oplossingen.