Vacature interim ambtelijk secretaris Omgevingsdienst Haaglanden – Den Haag / 8 uur per week

In verband met de uitval van de huidige ambtelijk secretaris wegens ziekte zijn we voor de OR van Omgevingsdienst Haaglanden op zoek naar een vervanger voor tenminste 6 maanden in eerste instantie.

Het streven is om op 6 januari al een gesprek te kunnen voeren met de tijdelijke ambtelijk secretaris. Dus enige spoed met reageren is gewenst.

Waar moet de ambtelijk secretaris aan voldoen?

Een aantal minimum eisen voor wat betreft de ambtelijk secretaris zijn:

• 1. Aantal jaren ervaring als Ambtelijk Secretaris OR en Lokaal Overleg;
• 2. Minimale Scholing ATIM Leergang ambtelijk secretaris 2, of een vergelijkbare opleiding ;
• 3. op maandag beschikbaar zijn, (een aantal werkzaamheden kunnen vanuit huis worden gedaan);

Wat ga je zoal doen:

• Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, hiertoe:
• Het opstellen van agenda’s, brieven (instemming en advies etc),, verslagen en andere in concept aan te leveren stukken
• Concipiëren van correspondentie en, na accordering door het DB, aanbieden aan de OR of het verzenden ervan.
• Verzorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van ondernemingsraads- en commissievergaderingen en het Lokaal Overleg, hiertoe:
• In eerste aanleg opstellen van de concept-agenda en, na overleg met de voorzitter,  zorgen voor verzending van de vergaderstukken
• Het beoordelen van inkomende correspondentie op zijn merites en deze voorleggen aan de voorzitter
• Notuleren van de vergaderingen en het samenstellen van concept- notulen
• Bewaken van gemaakte afspraken en besluitenlijsten
• Verrichten van diverse overige secretariële taken, waaronder:
• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie
• Verzorgen uitvoering en verspreiding van het jaarverslag.
• Verrichten van voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden, gericht op
• vergaderfaciliteiten en informatieverstrekking, waaronder:
• Voorbereiding van vergaderingen, voor wat betreft faciliteiten en hulpmiddelen en verzorgen van de uitnodigingen
• Verzorgen van informatieverstrekkingen inzake de vorming en scholing aan de leden van de OR en regelen van het logistieke proces (vergaderfaciliteiten e.d.)
• Ondersteunen van de ondernemingsraad bij de voorbereiding van de verkiezingen
• Mede optreden als contactpersoon tussen OR en achterban en informeren en rapporteren ter zake
• Het bijhouden van actuele ontwikkelingen op de relevante wetgeving, met name de Wet op de ondernemingsraden
• Mede verzorgen van de voorbereidingen van verkiezingen (wanneer de uitval langer duurt dan we nu voorzien).
• Mede optreden als contactpersoon tussen OR en achterban en informeren en rapporteren ter zake
• Verzorgen van de intranetsite;.
• Het bijhouden van actuele ontwikkelingen op de relevante wetgeving, met name de Wet op de ondernemingsraden en dit onder de aandacht te brengen bij de ondernemingsraad
• Het in eerste aanleg onderzoeken van signalen uit de organisatie van zaken die wellicht op het bordje van de OR liggen en hierover het gesprek aan te gaan met de mensen waarbij Irene als intern adviseur fungeert;

Wat bieden we je?

Een uurtarief van € 75 per uur en een reiskostenvergoeding van € 0,25 per km – exclusief 21% BTW.

Interesse?

Stuur ons een actueel CV en een motivatiebrief waaruit blijkt dat je de ideale persoon bent voor deze vacature. Zoals aangegeven is een snelle reactie gewenst gezien de behoefte en startdatum.